Signature électronique de documents : choisir une solution adaptée

Signature électronique

Publié le : 13 septembre 20216 mins de lecture

Avec l’accélération du numérique et de la transformation digitale, la signature électronique est devenu un indispensable. Si vous aussi, vous souhaitez opter pour la dématérialisation du processus de signature, ce guide pratique vous est adressé. Pour procéder, vous devez absolument choisir la solution adaptée à vos besoins. Mais qu’est-ce qu’une solution de signature électronique au juste ? Et comment en choisir une ?

Solution de signature électronique : définition

Il faut savoir qu’un logiciel de signature électronique est une solution qui vous permet d’authentifier, de signer, et de certifier un document, plus facilement. Grâce à l’utilisation de ce logiciel, le signataire n’aura pas à imprimer le document. En même temps, sa signature restera totalement légitime. En effet, l’utilisation d’un logiciel de signature électronique permet de profiter de nombreux avantages. Il vous permet notamment de gagner du temps et de réaliser de l’économie sachant que vous n’aurez pas à envoyer le document et à en payer les frais. De plus, les processus de validation sont désormais deux fois plus rapide avec une solution de signature en ligne. Vous facilitez également la vie de vos clients sachant qu’il leur suffit de quelques clics seulement pour signer vos documents en ligne. Il est possible d’utiliser une solution de signature numérique pour la certification de différents documents, selon vos besoins. En l’occurrence, des contrats commerciaux, des compromis de vente, des déclarations fiscales et/ou sociales, des documents corporatifs, des documents RH, etc. Il faut également savoir qu’un certificat d’authenticité est indispensable pour le bon fonctionnement de cet outil. De cette manière, l’authenticité du document et l’identité du signataire seront assurés. Il faut également noter qu’il existe 3 types de solution de signature électronique. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir entre la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. Ces solutions se diffèrent notamment par leur niveau de sécurité et par les fonctionnalités qu’elles proposent. Par ailleurs, il est possible de modifier, de supprimer des documents enregistrés, d’archiver vos documents grâce à certaines solutions qui offrent davantage de fonctionnalités. Sachez que la valeur légale d’une signature électronique est la même que celle d’une signature manuscrite, qu’importe la solution que vous aurez choisie. N’hésitez pas à vous rendre sur universign.com pour plus d’informations.

Logiciel interne ou solution SaaS : laquelle choisir ?

Vous pouvez choisir un logiciel de signature électronique interne, ou bien, opter pour une solution SaaS. Comme son nom l’indique, la première solution vous permet de toujours avoir le contrôle sur vos données professionnelles. Vous pourrez toujours garder un œil sur vos données étant donné qu’elles sont stockées en interne. Si vous choisissez d’avoir recours à cette solution comme logiciel de signature numérique, elle sera installée sur les ordinateurs de votre équipe. Ce qui signifie que vous n’aurez accès au logiciel que depuis votre bureau. Notez également que les mises à jour ne se font pas automatiquement avec un logiciel interne. Une solution SaaS, quant à elle, privilégie le stockage de données sur le Cloud. L’utilisation du logiciel de service client externe est de plus en plus répandue pour sa praticité. Il permet d’accéder facilement aux données à l’aide des identifiants. Grâce à une connexion internet, votre équipe pourra accéder à l’interface en ligne, n’importe où et n’importe quand. Il est conseillé de privilégier une solution de signature plus flexible afin de profiter d’une meilleure expérience utilisateur.

Prendre en compte la protection des données

Vous savez déjà à quel point les informations sur les documents sont précieuses qu’ils soient numériques ou non. C’est pourquoi il est important de toujours les garder en lieu sûr et de bien s’assurer de leur protection. Ainsi, lorsque vous choisissez une solution de signature électronique, la protection des données est un critère non-négligeable. Vous devez vous assurer que l’éditeur dispose d’une certification qui respecte les règles en vigueur. Notez que pour un document signé en ligne puisse être reconnu légalement, le logiciel de signature électronique doit venir d’un éditeur agréé. Ce dernier n’est autre que le notaire en ligne. Il a pour rôle d’apposer son sceau pour certifier et authentifier les documents signés numériquement.

Choisir le niveau de sécurité idéal

Une fois de plus, le choix du niveau de sécurité dépend de vos besoins et de votre activité. Si vous avez besoin d’une solution fluide et rapide, optez pour la signature électronique simple. Si vous avez besoin que le processus soit plus sécurisé, la signature électronique avancée est une meilleure option. Une copie de carte d’identité est demandée pour s’assurer de l’identité du signataire. Elle permet de signer différents types de contrats, à savoir, les contrats de travail et les contrats commerciaux. Pour un niveau de sécurité plus poussé, la signature électronique qualifiée est le choix idéal. Il est indispensable que les signataires procèdent à une vérification en face-à-face ou en visioconférence de l’identité des signataires. Ce dernier type de signature électronique convient pour les contrats et les transactions de grande envergure.

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